Contabilidad Electrónica, mejores prácticas de acuerdo a las nuevas disposiciones de la autoridad.
29 de septiembre de 2020
Para facilitar el cumplimiento ante la autoridad tributaria (SAT), se requiere de sistemas confiables para manejar la Contabilidad Electrónica
Con la implementación de la Contabilidad Electrónica por parte de Servicio de Administración Tributaria (SAT) han surgido en el mercado mexicano varios sistemas que ayudan a las empresas a cumplir con el requerimiento de la autoridad. Algunos sistemas son nuevos y otros son sistemas de contabilidad existentes que se modificaron para integrar la nueva funcionalidad.
La autoridad define:
La contabilidad electrónica es el envío de archivos en formato XML de las transacciones registradas en medios electrónicos que realiza una empresa o una persona y envía a través del Buzón Tributario.Ahora, la información contable se convierte en archivos con formato electrónico XML que se depositan en el Buzón Tributario del SAT.Esta facilidad permite a los contribuyentes llevar puntualmente su contabilidad de manera sencilla, a través de las nuevas tecnologías.La contabilidad electrónica consiste en:
- La preparación del Catálogo de cuentas.
- La entrega mensual de la Balanza de comprobación.
- En caso de requerirse, la entrega de información de pólizas y auxiliares.
Con la experiencia de haber creado un sistema para tal propósito, a continuación se dan pautas generales de lo que se considera debe cubrir un sistema de Contabilidad Electrónica.
- El sistema debe generar asientos contables por cada CFDI. Se entiende que un CFDI puede ser un documento de Ingreso, Egreso o Pago. Adicionalmente se podrán registrar movimientos contables por otras operaciones que defina la empresa, pero la mayoría de los asientos contables deben provenir de los documentos antes mencionados.
- En la estructura del sistema, se deben tener catálogos maestros de clientes, proveedores, empleados, estos catálogos se registrarán por medio del proceso de “carga” de documentos y a cada catálogo se le asignarán cuentas por omisión para que se generen los asientos contables. El maestro de cuentas de la empresa debe tener la posibilidad de asociar cada cuenta contable al catálogo del SAT.
- Asignación de cuentas particulares por RFC involucrado. Con esta opción, se podrá llevar un esquema de cuenta por cliente, o proveedor si es que el usuario este acostumbrado a manejar cuenta particular. Al hacer el cambio, se debe contar con una opción que actualice los asientos contables, sustituyendo las cuentas en cada uno de los conceptos de la póliza.
- Emisión de los reportes que se emiten en la contabilidad. Se deben generar los reportes que la autoridad solicita de manera general o sobre demanda:
- Catálogo de cuentas
- Balanza de comprobación
- Pólizas
Adicional a estos reportes, se deben generar los siguientes formatos.
- Auxiliar de cuenta
- Libro diario
- Balanza de comprobación
- Estado de Resultados
- Balance General
- Póliza contabl
5. Proceso de cierre anual y generación del DIOT: son importantes para que se pueda llevar un proceso contable completo.
Adicional a estos procesos, que se acaban de resumir, es importante que el sistema tenga:
- Asientos contables prestablecidos. La definición de los asientos contables no se debe cambiar, la manera como se construye la póliza contable se tiene que validar previamente con la asesoría de un contador.
- Velocidad de procesamiento. Procesos como la generación de la Balanza de comprobación, o el Balance General, requieren que se calcule y/o acumule información lo más rápido posible, se deben tener recursos suficientes en el equipo donde se instale la contabilidad electrónica, pero también se requiere que se integren índices y/o tablas temporales para el procesamiento de información.
- Plataforma Web. Los sistemas de contabilidad electrónica deben operar en plataforma web de preferencia en la nube, con lo que se permite tener acceso desde cualquier lugar y no estar limitados a que la información solo se pueda consultar dentro de las oficinas de la empresa.
- Interfase intuitiva. Se tiene que generar un sistema que sea fácil de usar (Explicarse por sí misma), eficiente y agradable para que al operar se dé el resultado deseado.
- Facilidad para trabajar la información de manera alterna. Se debe contar con los formatos de reportes establecidos y con la posibilidad de descargar a Hoja de cálculo la información para que el usuario pueda llevar sus “papeles de trabajo”.
Hasta aquí se han descrito las principales características con las que debe contar un sistema de contabilidad electrónica, en el caso en que las empresas quieran implementar un sistema contable nuevo y tengan un sistema de información de donde se pueda extraer la información, lo que se requiere es crear un “conector” para enviar la información de un sistema a otro.
Es importante que se pueda validar la información que se va a tomar del sistema con que cuente la empresa, antes de enviarla a la contabilidad electrónica. La elaboración de un “conector” requiere tener conocimiento del sistema fuente, para no dejar de transferir información.
Si su sistema de contabilidad cumple con estos puntos, felicidades, pero si no es así, lo invitamos a que conozca las soluciones de software y servicios que ofrecemos en Consisa.
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