Los programas de cómputo, activos intangibles
19 de enero de 2023
El control del licenciamiento es un punto importante que con frecuencia se descuida
Las empresas compran programas de cómputo para realizar su actividad de una manera más sencilla, como ejemplos de programas tenemos:
• Programas para elaborar la contabilidad• Programas de diseño para usarse por arquitectos• Programas para automatizar los ciclos de comercialización entre empresas.
Estos programas ofrecen una licencia de uso o en otros casos, los programas se desarrollan por un tercero para cubrir una necesidad específica del negocio.
A los programas de cómputo se les considera como un activo intangible porque son bienes inmateriales que dan una ventaja de competencia valiosa. Los intangibles son tan o más importantes que los mismos activos de una empresa y pueden marcar diferencia entre empresas del mismo giro.
Sin embargo, por ser un activo que no se ve, es decir, se tiene un programa que se corre en un equipo y su representación es un icono dentro de la computador donde se instaló o es una dirección electrónica para ejecutarse, muchas veces no se les resguarda de una manera adecuada. Cuando se hace la compra de paquetería, normalmente interviene la persona encargada de sistemas y un representante administrativo y los documentos se los queda el área administrativa para elaborar el registro contable de la adquisición.
En nuestra experiencia son pocos los responsables de sistemas que se quedan con una copia de los “certificados” de compra o llaves de activación, con lo que se puede llegar a generar un problema cuando es necesario reinstalar o renovar o inclusive cuando llega un requerimiento de la BSI (Business Software Alliance) o el IMPI (Instituto Mexicano de Propiedad Industrial).
¿Cuántas veces hemos estado en el caso de no encontrar los certificados de compra o el contrato de adquisición? Podemos estar seguros de que el área administrativa/contable tiene la información, pero hay que estar dándole pistas para saber en qué año se compró y a que proveedor, con lo que se puede perder tiempo si es que se requiere dar solución a la problemática que se tiene en ese momento.
La mejor práctica es que el personal de sistemas tenga catalogada la información de las licencias de uso por equipo y compartir esta información con personas claves de la empresa.
Si se cuenta con el servicio de una empresa encargada del mantenimiento de equipos, se le puede solicitar que haga el inventario de los equipos y completar la información con la relación de licencias adquiridas.
No hay que perder de vista que la definición de un activo intangible no debe de limitarse a los aspectos tecnológicos como son los programas de cómputo, hay otros aspectos dentro de la organización como:
• El Know How• El personal• La “acreditación” de la marca que genera confianza a sus clientes
Que tienen un valor que se ve reflejado en los beneficios económicos que va alcanzando la empresa.
Así como es necesario llevar una memoria técnica o control del licenciamiento del software adquirido, es importante tener documentada la información referente a cada uno de los 3 aspectos mencionados de manera que, en caso de una contingencia o falla (como sería la ausencia o renovación de personal clave, sin que se tengan documentados sus procedimientos de operación), no se afecte la continuidad en la operación del negocio.
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